Как преобразовать Word в Excel

В Excel удобно систематизировать и обрабатывать текстовые и численные данные. Но что делать, если изначально документ создан в Word? Достаточно конвертировать его в другой формат. Способов конвертации масса: встроенными средствами редакторов, бесплатными онлайн-сервисами или специальными приложениями.

Преобразование документа встроенными средствами Word и Excel

Перенос текста, таблиц, списков, диаграмм и рисунков с сохранением форматирования

Из Ворда в Эксель можно перенести не только таблицу, но и текст. Для этого чаще всего используют функции копирования данных через буфер обмена, а также импорт.

Итак, чтобы перенести документ из одной программы в другую с сохранением стиля, сначала отобразите и удалите лишние символы форматирования в тексте. Это нужно для того, чтобы исключить появление в таблице лишних ячеек.

Отображение выполняется двумя способами:

• Нажатием кнопки «Отобразить все знаки» (показана на скриншоте ниже). Она располагается на вкладке меню «Главная» в блоке «Абзац»;
• Нажатием сочетания клавиш Ctrl+*.

После удаления элементов:

1. Выделите в документе данные, которые собираетесь переносить.
2. Скопируйте выделенный фрагмент через контекстное меню: щелкните по документу правой клавишей мышки и выберите команду «Копировать». Или просто нажмите Ctrl+C.

По умолчанию данные вставятся в левую верхнюю ячейку новой книги Excel.

Кроме того, вы можете добавлять элементы из Word в уже заполненную книгу Эксель, но сначала установите одинаковый размер шрифта в обоих документах. Например, если в табличном редакторе используется шрифт 14 пикселей, то и в текстовом редакторе нужно выставить такой же.

Для этого:

• выделите мышкой нужный фрагмент;
• выберите нужный размер шрифта на панели быстрого доступа или главной вкладке верхнего меню.

Затем нажмите на пустую ячейку в Excel правой клавишей мышки и выберите «Параметры форматирования» с подсказкой «Сохранить исходное форматирование».

Для вставки рисунков и диаграмм выделите в таблице отдельные ячейки, иначе можно нарушить структуру документа.

Импорт данных в Excel. Корректный перенос таблиц

Для выполнения корректного импорта данных необходимо правильно сохранить Word-документ:

1. Щелкните по таблице в документе Word.
2. В «Макете» для редактирования вставленной таблицы выберите команду «Преобразовать в текст».
3. Поставьте галочку возле строки «Знак табуляции».

После этого сохраните документ. Вместо стандартного формата .docx выберите тип файла «Обычный текст».

Дальнейшая работа по переносу данных выполняется в Excel.

1. Откройте файл, в который будет производиться вставка.
2. На вкладке «Данные» в левом верхнем углу панели меню выберите пиктограмму «Получить данные» или «Из текстового файла».
3. Нажмите кнопку Импорт (в книге Эксель откроется окно Мастера текстов). По умолчанию все данные текстового документа будут сохранены так же, как в Ворд.
4. Нажмите кнопку «Преобразовать данные». Вас перенесет на страницу редактора Power Query. Здесь можно форматировать столбцы и удалять лишние пробелы.

После редактирования нажимаете «Закрыть и загрузить» — таблица переместится в выделенную ячейку Excel.

Конвертация Ворд в Эксель онлайн

Текстовый документ можно преобразовать в табличный и с помощью бесплатных веб-сервисов. Рассмотрим два наиболее популярных из них.

Convertio

Чтобы загрузить вордовский документ в сервис Convertio, нажмите на пиктограмму папки и выберите нужный файл на компьютере или в онлайн-хранилище. Затем укажите тип готового Эксель-документа (xls).

Без регистрации за один сеанс можно отправить на конвертацию два файла.

Скачивать преобразованные документы можно по отдельности или архивом. Незарегистрированным пользователям отводится на это 24 часа.

Pdfmall

На сервисе Pdfmall, как и на Convertio, можно преобразовывать файлы различных форматов. Интернет-конвертер DOC (Word) — один из его разделов. Он обрабатывает документы, загруженные по ссылке с облачных сервисов или хранящиеся на компьютере.

Порядок использования:

1. Нажмите кнопку «Выберите файл» или вставьте ссылку на документ в строку ниже.
2. Загрузите файл Word.
3. Выберите формат итогового Excel-документа, открыв показанный стрелкой выпадающий список (поддерживается конвертация в форматы XLS и XLSX).

Также здесь доступен выбор режима распознавания текста. Чтобы конвертировать Ворд в Эксель, поставьте галочку напротив «Использовать только текст из DOCX (Word)».

Конвертация при помощи приложений

Пользователям, работающим с большими объемами текстовых и табличных данных, стоит установить на ПК специальное приложение для конвертации документов. Представленные ниже программы-конвертеры занимают минимум места на жестком диске и очень просты в применении.

Total Doc Converter

Приложение Total Doc Converter предназначено для конвертации фалов больших размеров. Одно из его достоинств – простое и понятное меню на русском языке.

Чтобы преобразовать Word-документ в Excel с помощью Total Doc Converter:

1. Выберите в проводнике файл Ворд.
2. Отметьте галочкой его тип.
3. Укажите тип конечного файла.

После этого откроется дополнительное окно, где вам следует выбрать папку для сохранения Excel-файла.

После нажатия на кнопку «Старт» начинается процесс конвертации.

Abex Word to Excel Converter

В приложении Abex Word to Excel Converter меню на английском языке, но его интерфейс интуитивно понятен. Этот компактный конвертер позволяет преобразовывать несколько документов одновременно. Однако его бесплатная версия предназначена только для работы с файлами формата .doc (поддерживается версиями Word 2003/2007/2010).

Порядок конвертации:

1. Выберите файл для преобразования в главном окне программы.
2. Определите место сохранения итогового документа.
3. Слева внизу окна выберите один из трех возможных форматов итогового файла Excel.
4. После того как все настройки выставлены, нажмите «Convert».

Внимание! Для корректной работы приложение автоматически закрывает все открытые текстовые документы.

Процесс конвертации занимает от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от размера исходного файла.