Новичок может запутаться в интерфейсе PowerPoint, если начнет делать презентацию сразу там. Для начала нужно создать текстовый «скелет» проекта, аккуратно распределив смыслы по слайдам. Готовый файл Word затем можно загрузить в PowerPoint, чтобы «отполировать» визуальную составляющую. И вуаля – ваш проект для школы, выступления, совещания готов.
Сегодня покажу, как сделать презентацию в Ворде, создать ту самую текстовую основу. Также вкратце расскажу, как оформить визуально презентацию уже в PowerPoint.
Как создать текстовый «скелет» будущей презентации в Ворде
Наша цель на данном этапе – упорядочить всю информацию, которая у нас имеется. Распределить ее по слайдам в соответствии с логикой повествования.
Подавайте смыслы небольшими порциями, компактно. Не затягивайте тезисы, пишите только ключевые мысли, которые хотите донести до аудитории. Иначе на выходе может получиться полотно текста, которое никому неинтересно читать.
Для более легкого восприятия затем добавьте картинки, но уже в программе Microsoft PowerPoint. Если это сделать в Ворде, рисунки будут отображаться некорректно или вовсе окажутся недоступны.
Будьте внимательны: чтобы PowerPoint распределил информацию по слайдам, в Ворде нужно обязательно присвоить фрагментам текста определенные стили заголовков. Без этого структура презентации превратится в сплошной текст, который не будет распознан программой PowerPoint.
Подробно распишу, что нужно сделать на примере Ворд 2016 (для иных версий ход действий тот же, могут быть только небольшие отличия в интерфейсе):
- Отыщите ярлык для запуска пустого окна Word на рабочем столе. Дважды кликните по нему, чтобы открыть текстовый редактор.
- Если на рабочем столе ярлыка нет, раскройте меню «Пуск». Пролистайте список программ, найдите в нем Word и щелкните по названию.
- Также можете воспользоваться «Поиском» по системе Windows (значок в виде лупы справа от кнопки «Пуск»). Раскройте панель, введите поисковой запрос и кликните по приложению с соответствующим названием.
- Создайте новый текстовый документ.
- Теперь определитесь с количеством слайдов в будущей презентации. Напишите заголовки для каждого их них отдельной строкой. В моем случае их пять.
- Далее под каждым заголовком введите информацию по слайду. Это может быть сплошной текст, маркированные или нумерованные списки – на ваше усмотрение.
- Теперь каждой первой строчке слайда нужно присвоить стиль «Заголовок 1». Для этого выделите фразу левой кнопкой мыши и нажмите «Заголовок 1» в блоке «Стили» на верхней панели (вкладка «Главная»). Повторите действие для всех остальных заголовков.
- Тексту под заголовками присвойте стиль «Заголовок 2».
- В итоге у вас должно быть два вида стилей: для самих заголовков – «Заголовок 1», для текста под ними – «Заголовок 2». Только так PowerPoint сможет «увидеть» информацию в документе и сразу распределить ее по слайдам. Если этого не сделать, текст будет идти сплошным полотном или вовсе не распознается – придется «растасовывать» предложения вручную или писать их заново.
- После этого сохраните текст в виде отдельного документа. Нажмите «Файл» на верхней панели слева. Либо щелкните по дискете.
- В разделе «Сохранить как» нажмите «Обзор».
- Выберите папку для хранения документа на компьютере. Укажите название, тип файла doc или docx. Щелкните «Сохранить». Если у вас версия «Ворд» 2007 и ниже, при выборе формата сохранения можете сразу указать pptx или ppt. Это основные виды презентаций, которые распознаются программой PowerPoint.
- Также можно просто закрыть документ.
- Поверх окна появится дополнительное меню – кликните «Сохранить». Укажите папку, название, тип файла и подтвердите сохранение.
Как открыть готовый файл Ворд в PowerPoint
Итак, текстовая основа презентации готова. Теперь дело за малым – открыть файл doc в PowerPoint и придать слайдам красивый, стильный вид.
Как запустить документ Word в PowerPoint и создать слайды с готовыми фрагментами текста:
- Отыщите в «Проводнике Windows» свой файл, который написали по инструкции выше. Нажмите на него правой кнопкой мыши – наведите стрелку на пункт «Открыть с помощью». В списке приложений выберите PowerPoint. Если этой программы в перечне не оказалось, нажмите «Выбрать другое приложение».
- Просмотрите список программ в новом окошке. Если и там нет программы, раскройте другой перечень «Еще приложения». Выберите PowerPoint. Убедитесь, что на пункте «Всегда использовать это приложение для открытия docx файлов» не стоит галочка, иначе текстовые документы будут потом постоянно открываться в PowerPoint. Нажмите «ОК».
- Если этот способ не сработал (в списке не оказалось нужной программы), используйте второй метод. Откройте пустое окно PowerPoint – с помощью ярлыка на рабочем столе (если он там есть) или в меню «Пуск».
- Перетащите текстовый документ из «Проводника Windows» на пустое стартовое окно PowerPoint. Либо нажмите «Открыть друге презентации».
- В последнем случае кликните «Обзор».
- В выпадающем меню справа от поля «Имя» укажите «Все файлы». Выделите документ с текстовой основой презентации. Нажмите «Открыть».
- Подождите, пока программа распознает текст и распределит его по слайдам в соответствии со стилями заголовков. В итоге на дисплее появится список слайдов – на каждом будут нужные фрагменты информации. В моем образце получилось 5 экранов, как и задумывалось изначально.
- Отредактируйте визуально презентацию: примените готовые варианты дизайнов, поменяйте цвет букв и расположение текста на каждом экране, добавьте картинки/таблицы, графики и т. д. Когда все будет готово, нажмите на дискету либо на вкладку «Файл».
- Кликните «Обзор» в разделе «Сохранить как».
- Выберите папку для хранения файла, введите его название, например, «Презентация для школы». Укажите формат pptx или ppt (лучше pptx – так вы снизите риск того, что презентация будет некорректно отображаться в другой версии PowerPoint). Нажмите «Сохранить».
Визуальное оформление презентации в PowerPoint – небольшое руководство для новичков
Вкратце покажу, как за несколько шагов улучшить внешний вид проекта:
- Выберите единый стиль для всей презентации во вкладке «Дизайн» на верхней панели. Укажите сначала тему, а затем одну из ее вариаций правее. Здесь же можно настроить размер слайда и фон (сплошная заливка, градиент, рисунок, текстура и т. д.).
- Вставьте картинки, таблицы, видео, запись экрана, звук. Для этого есть одноименная вкладка на верхней панели.
- Настройте размеры рисунков, границы видео с помощью кружков по периметру. При необходимости переместите их на другую область слайда, чтобы сохранить баланс или симметричность. Между всеми элементами слайда должен быть «воздух», пространство. Не размещайте все фразы, картинки только в одной части экрана – распределите их равномерно по всему слайду. При этом следите, чтобы все блоки располагались по линиям.
- Если сложно «нащупать» баланс, воспользуйтесь подсказками в инструменте «Макеты слайдов» во вкладке «Главная».
- Поменяйте шрифт, размер, цвет букв для заголовков и основного текста – в соответствии с главным стилем, который выбрали ранее. Все элементы должны максимально сочетаться друг с другом. Чтобы открыть редактор для определенной фразы, дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Поле вокруг нее будет обозначено пунктирной линией. Также появится курсор для печати и удаления текста. Размер поля можете настроить вручную с помощью кружков, расположенных по периметру.
- Во вкладке «Переходы» выберите эффекты для появления слайдов: сдвиг, выцветание и т. д. Можете добавить звук появления, настроить длительность эффекта. Для каждого слайда можно настроить свой переход либо же выбрать один для всех.
- В одноименной вкладке добавьте при желании анимацию. В следующем разделе можно задать настройки для слайд-шоу. Когда презентация будет готова, запустите ее воспроизведение, нажав на кнопку с проектором слева вверху. Это будет некая репетиция: увидите, как ваши слайды будут проигрываться на всем экране ПК.
***
При подготовке презентации сначала нужно сосредоточиться на текстовой структуре, а затем уже переходить к визуальному оформлению. Для создания смыслового скелета можно использовать привычный Майкрософт Ворд. Пишете заголовки и основной текст для слайдов, а затем применяете к фрагментам определенные стили. Готовый файл docx можно загрузить в PowerPoint, и там уже все красиво оформить.
Такой подход сэкономит вам время и самое главное – нервы. При этом результат точно понравится слушателям, перед которыми будете выступать. Все будет компактно, логично и увлекательно.
Обложка: Wikimedia.org
