10 способов сохранить файл в формате PDF

Часто перед отправкой документа в госучреждение нужно сначала преобразовать его в так называемый PDF-файл (Portable Document Format). Обычно для пересылки используют именно этот формат, так как выглядит он одинаково на всех устройствах – в отличие от doc и txt, форматирование которых может «съехать» при запуске в разных версиях Word.

Я сама не раз сталкивалась с подобной проблемой. И сначала понятия не имела, как превратить обычный «вордовский» документ в пдфку. А ведь это можно сделать легким движением руки прямо в текстовом редакторе.

Сегодня подробно расскажу и покажу, как сохранить файл в pdf. При этом не важно, что в нем должно быть: текст, изображение, фото, копия веб-страницы (в том числе файл html), презентация PowerPoint или таблица Excel.

Статья будет полезна и тем, кому нужно создать один многостраничный пдф из разных фото или картинок. Например, если вы студент на дистанционном обучении, и преподаватель требует отправить домашние задания и конспекты в едином документе.

Виртуальный принтер Windows

PDF-файл можно создать за считанные секунды прямо в текстовом редакторе. Для этого мы будем использовать функцию «Печать», которая есть в большинстве приложений, и принтер Microsoft Print to PDF (не обычный, для печати текста на бумаге, а виртуальный). Он уже встроен в систему Windows 10. Но даже если у вас другая версия ОС, вы можете скачать сторонние бесплатные программы: Bullzip PDF Printer, doPDF, CutePDF Writer.

Я дам инструкции для нескольких популярных текстовых редакторов, для браузера (если нужно скачать веб-страницу в pdf) и для программы, которая открывает изображения и фотографии.

Microsoft Word

Покажу ход действий на примере Word 10. В зависимости от версии офисного пакета он может немного отличаться.

В этом текстовом редакторе сохранить документ в pdf можно тремя способами. Первый метод, о котором я и рассказывала выше, – функция «Печать». Она подойдет, если вам нужно:

• сохранить только отдельные страницы;
• выбрать другую ориентацию листа для pdf (книжную или альбомную);
• настроить поля (другие значения для отступов от края листа).

Что нужно сделать:

1. Откройте самый первый раздел «Файл» на верхней панели инструментов. Либо зажмите комбинацию клавиш «Ctrl + P».
2. Зайдите во вкладку «Печать». Выберите «Microsoft Print to PDF» в выпадающем меню «Принтер».
3. Настройте внизу необходимые вам параметры: печать отдельных страниц (укажите их номера), ориентацию, поля.
4. Кликните «Печать».
5. Выберите папку для сохранения, напишите имя файла и нажмите «Сохранить».
6. Через несколько секунд в указанном каталоге появится pdf. Запустите его с помощью любой программы, которая читает подобные документы (у меня это Adobe Reader).

Если вам нужно сохранить сразу все страницы, воспользуйтесь более быстрым методом:

1. Откройте тот же раздел «Файл» на верхней панели. Выберите «Сохранить как». Либо зажмите комбинацию клавиш «Ctrl + Shift + S».
2. Укажите недавнюю папку в списке справа либо кликните «Обзор» и откройте нужный каталог вручную.
3. Далее раскройте меню «Тип файла» и поставьте «PDF». Введите имя и кликните «Сохранить».

Третий способ – вкладка «Экспорт» в том же разделе «Файл». Просто кликните по кнопке «Создать PDF/XPS», а затем укажите папку для сохранения и имя.

«Блокнот»

В «Блокноте» и встроенном редакторе WordPad все происходит таким же образом, только в немного другом интерфейсе:

1. Щелкните «Файл». Выберите «Печать» либо зажмите «Ctrl + P».
2. Выделите принтер «Microsoft Print to PDF». Укажите диапазон страниц, если вам нужно «распечатать» только определенные. Также нажмите «Настройка».
3. Выберите ориентацию и кликните «ОК».
4. Запустите печать с помощью одноименной кнопки, укажите имя файла и каталог на жестком диске.

Сохранение изображения в формате PDF

Теперь разберем, как превратить обычную картинку или фото в pdf-файл. Я взяла для примера программу для открытия изображений ACDSee.

Что нужно сделать:

1. Откройте картинку в программе. Нажмите опять же «Файл», а затем «Печать».
2. Выберите тот же принтер «Microsoft Print to PDF» и диапазон печати.
3. В настройках страницы можете указать расположение картинки на белом листе: по центру, сверху слева, внизу справа и т. д.
4. Если хотите, чтобы изображение было на весь лист, включите режим «Макет» в меню слева.
5. Настроить расположение можно также в режиме «Страница целиком» (выберите галочкой нужный формат).
6. Укажите ориентацию: пейзаж (горизонтальная, альбомная) или портрет (вертикальная, книжная).
7. Когда закончите настраивать, кликните «Печать». Выберите в «Проводнике Виндовс» папку, напишите имя файла и подтвердите действие.

Сохранение веб-страницы в формате PDF

Если на каком-то сайте вы нашли важную для себя информацию (например, полезную статью или рецепт блюда с пошаговым приготовлением), сохраните веб-страницу на компьютер в виде отдельного файла: html, скриншот экрана, документ «Ворд» со скопированным текстом или pdf. Я, конечно же, рассмотрю последний вариант.

Инструкция подходит для всех браузеров:

1. На открытой веб-странице кликните правой кнопкой мыши по свободному участку. Выберите «Печать». Либо сразу зажмите «Ctrl + P».
2. В меню «Принтер» укажите вариант «Сохранить как PDF».
3. Укажите страницы для «печати», ориентацию листа. Нажмите «Сохранить». Выберите папку, введите имя файла и подтвердите действие.

Скачивание Google Документа в формате PDF

Если вы набирали текст в Google Docs, вам будет еще проще. Нажмите «Файл». Наведите стрелку на меню «Скачать» и кликните «Документ PDF». Браузер автоматически загрузит для вас файл с выбранным форматом.

Недостаток способа – здесь нельзя тонко настроить количество страниц для сохранения, ориентацию листа и т. д. Поэтому сначала убедитесь, что текст и страницы выглядят нужным для вас образом, а затем уже запускайте скачивание.

Иные виды документов Google (таблицы, презентации) сохраняются аналогичным образом через меню «Файл».

Мобильное приложение Google Документы

В программе Google Документы (Android, iOS) для смартфона также есть функция сохранения файла на устройство.

Как ей воспользоваться:

1. Откройте текстовый документ. Тапните по трем точкам.
2. Зайдите в «Доступ и экспорт».
3. Теперь выберите одну из функций: «Сохранить как» или «Печать». Я сначала разберу вторую опцию, так как она более удобная.
4. Выберите принтер «Сохранить как PDF». Тапните по дискете.
5. Укажите папку для сохранения, введите имя и подтвердите действие.
6. Если вы выбрали функцию «Сохранить как», укажите формат пдф в списке. Кликните «ОК».
7. Тапните по стрелке.
8. Выберите браузер для загрузки и при необходимости подтвердите ее.

Конвертеры файлов

Есть еще один способ преобразовать текстовый и любой другой тип файла в PDF – сервисы-конвертеры. Они представлены в виде сайтов и программ (есть варианты как для компьютера, так и для смартфона).

Способ с сайтами часто отпугивает тех, кто боится за утечку своих данных, особенно если сконвертировать нужно важный файл с конфиденциальной информацией. Но переживать по этому поводу не стоит. Сервисы гарантируют удаление всех ваших файлов после скачивания вами готового pdf либо спустя короткий промежуток времени. Третьим лицам ваши данные не передаются.

Если все равно не доверяете сайтам, тогда перестрахуйтесь: скачайте программу для ПК или телефона. В этом случае все манипуляции будут проводиться в офлайн-режиме, то есть без загрузки файлов на сервер конвертера.

PDF24 Tools: онлайн-сервис и программа для Windows

PDF24 Creator – это не просто конвертер, а целый набор инструментов для работы с pdf-файлами. Чего здесь только нельзя сделать: сконвертировать изображение в pdf и обратно, объединить несколько файлов, сжать их и отредактировать, разделить один документ на несколько частей, переставить страницы и добавить нумерацию, извлечь картинки, защитить паролем. И это даже не весь перечень.

Конвертировать можно все популярные виды файлов: DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, ODT, ODG, ODS, ODP, JPG, PNG, TIFF и многие другие. Процесс преобразования очень быстрый – я не успела и глазом моргнуть, как мне уже предоставили готовый архив для скачивания.

Но самое интересное – сервис абсолютно бесплатный и без ограничений. Никто не предложит вам купить платную версию. Есть только рекламные баннеры на сайте, и то их не так много.

Как пользоваться сайтом:

1. Перейдите по ссылке и зайдите в инструмент «Преобразовать в PDF».
2. Загрузите файлы с помощью специальной кнопки либо перетащите их на область, очерченную пунктиром.
3. Подождите, пока они загрузятся на сайт, и запустите конвертацию.
4. Скачайте файлы архивом (если их было несколько) либо нажмите «Создать pdf», если вы хотите объединить эти документы в один.
5. Подтвердите действие и скачайте результат обработки.

У сервиса есть программа для ПК, которая подходит для Windows 10 и более старых версий ОС. Можно скачать вариант для домашнего использования и для работы в офисе компании.

Функционал практически идентичный (дополнительно есть инструмент для рисования стилусом на планшете), только интерфейс другой, поэтому расскажу, как в нем работать:

1. Запустите программу. Найдите и откройте инструмент «PDF24 Creator».
2. Откройте папку во встроенном файловом менеджере. Перетащите документы мышкой в правую область окна. Если хотите объединить файлы разных форматов (docx, png и т. д.) в один pdf, переместите их на один лист. Если они должны идти отдельными документами – на разные листы.
3. Для сохранения результата нажмите на дискету. Чтобы сразу отправить все по почте, кликните по письму.
4. Выберите качество файла. Чем оно выше, тем больше будет весить документ. Выберите папку, дайте имя и подтвердите сохранение.

Small PDF: онлайн-сервис, программа для ПК и смартфона

Small PDF – набор из 21 инструментов для работы с файлами:

• конвертация (Word, Excel, PPT, jpg и все остальные популярные форматы текстовых документов и изображений);
• сжатие;
• редактирование;
• объединение, удаление и разделение страниц;
• защита паролем и его снятие;
• добавление подписи и многое другое.

Всем функционалом можно пользоваться бесплатно, но только на сайте. Также у сервиса есть приложения для Windows, Андроид и iOS, но работа в них доступна после оформления подписки за 9$ в месяц. Есть бесплатная пробная версия на 7 дней – для этого нужно зарегистрировать аккаунт на сайте – через учетную запись Google или любую электронную почту.

Загрузить исходный файл можно с устройства, из Dropbox или Google Диска. Готовый пдф-документ отправляется туда же. Перед конвертацией на сайте нельзя настроить поля, ориентацию листа и его размер, как в десктопной программе.

После обработки можно запустить дополнительный инструмент: редактирование, сжатие, поворот страниц и т. д.

I Love PDF: онлайн-сервис и программа для Windows и MacOS

У I Love PDF почти тот же набор инструментов, что и у Small PDF (то есть доступна не только конвертация, но и редактирование, сжатие, добавление водяных знаков и т. д.). Одно из отличий – у этого сервиса есть версия программы для MacOS.

Все инструменты доступны бесплатно, но только онлайн на сайте. За приложения для ПК придется платить – 4 (если оформляете сразу на год) или 7 евро в месяц. Дополнительно вам будет доступна конвертация в формат PDF/A и цифровые подписи.

На сайте можно сконвертировать jpg-картинки, документы Word, Excel, презентации PowerPoint и html. Исходники загружаются с устройства, из DropBox или Google Диска.

В один пдф можно добавить сразу несколько файлов разных форматов. А затем настроить ориентацию страницы, ее размер и поля.

Обработанный файл хранится некоторое время на серверах I Love PDF, чтобы вы могли поделиться ссылкой на скачивание с другим человеком. Либо его можно сразу удалить с помощью иконки с корзинкой.

Мобильные приложения

Если все ваши документы для преобразования находятся на смартфоне, воспользуйтесь мобильными конвертерами. Так же, как и программы для ПК, они работают без подключения к интернету и не загружают ваши конфиденциальные файлы на свой сервер.

Document Converter

Document Converter – инструмент для быстрой конвертации, без дополнительных настроек (качество, ориентация листа, фильтры для фото и т. д.). С помощью него можно создать пдф-файл из нескольких картинок (jpg, jpeg, png и другие), текстовых документов (txt, docx, xls и другие) или html. Можно отсканировать текст на бумажном носителе в режиме реального времени и сразу преобразовать его в пдф.

Также здесь есть встроенная читалка, инструмент для сжатия, если вдруг у вас есть лимиты по весу файла.

Программой можно пользоваться бесплатно. Есть платная версия за 450 рублей для работы в сервисе без ограничений.

Как пользоваться приложением:

1. Запустите программу и нажмите «Allow Access». Разрешите сервису доступ к памяти устройства.
2. Если интерфейс не был автоматически переведен на русский, зайдите сразу в настройки. Поменяйте язык в первом выпадающем меню. Также можете настроить папку для сохранения готовых pdf-файлов и ночной режим интерфейса.
3. Далее вернитесь во вкладку «Дом». Выберите исходный тип файла, который хотите сконвертировать: текстовый документ, изображение или html.
4. Тапните по иконке с листами. Выберите файл в памяти смартфона.
5. Нажмите «Переработать».
6. Напишите имя будущего пдф. Кликните «ОК».
7. Подождите, пока закончится обработка. Нажмите «Открыть файл», чтобы просмотреть, корректно ли был преобразован документ. Либо тапните «Найдите».
8. Откроется страница с историей конвертации. Здесь будут хранится все обработанные ранее файлы.

Конвертер Изображений в PDF

Конвертер Изображений в PDF специализируется только на обработке картинок различных форматов (jpg, jpeg, png и т. д.). Особенно полезной эта программа станет для студентов. Ведь в эпоху онлайн-обучения им часто нужно сдавать конспекты и домашние задания в виде пдф-файлов. В этом приложении можно отсканировать текст на бумажном носителе и объединить фотки в один большой многостраничный документ.

Перед конвертацией можно:

• настроить яркость и контраст изображений, чтобы картинка получилась более четкой;
• добавить фильтр;
• изменить порядок файлов (если вдруг последовательность была нарушена) и ориентацию листа;
• обрезать фото;
• поставить пароль на документ;
• выбрать качество изображений (можно поставить более низкое для сжатия).

Также есть редактор для добавления текста и вольных рисунков.

И все это бесплатно. Платную версию никто не предлагает.

Как работать в приложении:

1. Откройте программу и тапните «Выбирайте изображения».
2. Перейдите в папку с нужными картинками. Отметьте один или несколько файлов – в той последовательности, в которой они должны быть опубликованы в пдф. Кликните «Импорт».
3. Для каждого изображения выберите при необходимости фильтр.
4. Щелкните «Настройки». Измените контраст, яркость и детализацию.
5. Если поняли, что указали картинки в неправильной последовательности, смените порядок, перетащив файлы на нужные места.
6. Кликните «Конвертировать в pdf».
7. Напишите имя будущего файла, при необходимости установите пароль и добавьте белые поля. Выберите качество изображения и ориентацию. Нажмите «Конверт.».
8. Когда обработка завершится, тапните «Открыть с помощью». Также можете поделиться документом в мессенджере, соцсети или по электронной почте либо запустить редактор для добавления текста/рисунка.

PDF Extra

По набору функций PDF Extra (Андроид, iOS) напоминает сервисы PDF24 Tools и Small PDF. Здесь доступна не только конвертация и сканирование фото, но и другие инструменты:

• читалка;
• редактирование текста и изображений;
• изменение порядка страниц и вставка новых листов;
• добавление электронных подписей и быстрое заполнение pdf-форм (есть только в платной версии);
• отправка файлов в принтер на печать;
• установка пароля;
• объединение несколько пдф-файлов;
• добавление аннотаций.

Также у программы есть версия для Windows с идентичным функционалом.

Конвертация файлов доступна в бесплатной версии. Если вы хотите использовать дополнительные опции, придется купить подписку – от 4$ до 100$ в зависимости от периода использования и количества устройств.

***

Если вы хотите настроить файл перед сохранением (изменить ориентацию листа, поля, количество страниц и другие параметры), сделайте все в Word или «Блокноте» – за счет виртуального принтера Microsoft Print to PDF, встроенного в систему Windows. Также можно воспользоваться онлайн-сервисом I Love PDF – у него тоже есть преднастройка.

Для тех, кто боится загружать свои документы в интернет, есть десктопная программа-конвертер PDF24 Creator. Она полностью бесплатная.

Если вам нужно сохранить в пдф-формате несколько фото с конспектами, отсканируйте их в мобильном приложении и соедините в один многостраничный документ.